Regulamin dziennika elekt

 

 

Regulamin dziennika elektronicznego

obowiązujący w Miejskim Przedszkolu nr 7w Oświęcimiu

                                                             

 

ROZDZIAŁ 1.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

1.  Ilekroć w regulaminie mowa jest o :

1) Dyrektorze – rozumie się przez to Dyrektora Miejskiego Przedszkola nr 7w Oświęcimiu

2) Przedszkolu – rozumie się przez to Miejskie Przedszkole nr 7 w Oświęcimiu,ul. Słowackiego 8, 32-600 Oświęcim

3) Administratorze Dziennika Elektronicznego – rozumie się przez to osobę uprawnioną przez Dyrektora

4) IDO – rozumie się przez to Inspektora Danych Osobowych

5) Rodzicach – rozumie się przez to prawnych opiekunów dziecka oraz osoby (podmioty) sprawujące pieczę zastępczą nad dzieckiem.

2. W Miejskim Przedszkolu nr 7 w Oświęcimiu za pośrednictwem strony https://inso.pl/ funkcjonuje elektroniczny dziennik. Oprogramowanie to oraz usługi z nim związane dostarczane są przez firmę zewnętrzną Inso Sp. z o.o., ul. ks. płk. Józefa Jońca 22,  34-600 Limanowa.
3. Za niezawodność działania systemu odpowiada firma nadzorująca pracę dziennika elektronicznego. Za ochronę danych osobowych umieszczonych na serwerach odpowiada firma nadzorująca pracę dziennika elektronicznego, pracownicy przedszkola, którzy mają bezpośredni dostęp do edycji i przeglądania danych oraz rodzice w zakresie udostępnionych im danych.
4. Podstawą prawną funkcjonowania dziennika elektronicznego, przechowywania  i przetwarzania w nim danych dzieci, rodziców oraz dokumentowania przebiegu nauczania jest:
   • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016r. Prawo Oświatowe (t.j. Dz. U  z 2025r. poz. 104)              

·Rozporządzenie MEN z 25 sierpnia 2017r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2024r., poz.50)

• Ustawa z dnia 24 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r.  poz. 1781)

5. Dyrektor przedszkola nie jest zobligowany do zbierania zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku  z obowiązkami wynikającymi z Rozporządzenia.
6. Administratorem danych osobowych jest Miejskie Przedszkole nr 7 w Oświęcimiu.           Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja obowiązków wynikających  z Rozporządzenia.
7. Każdy rodzic po zalogowaniu się na swoim koncie, w zakładce  „Profil dziecka” ma zgodnie z ustawą z dnia 24 maja 2018 r. o Ochronie Danych Osobowych, dostęp do zawartych w systemie danych identyfikujących dziecko.
8. W dzienniku elektronicznym przechowywane/zapisywane są dane dotyczące:

1. dane osobowe dziecka, rodzica
2. pracy nauczycieli
3. pracy specjalistów (logopedy, psychologa. Pedagoga, terapeuty pedagogicznego i innych)
4. zajęć z zakresu pomocy pedagogiczno-psychologicznej
5. rozliczeń finansowych

 

9. Wszyscy upoważnieni pracownicy przedszkola zobowiązani są do stosowania zasad zawartych w niniejszym  dokumencie i przestrzegania przepisów obowiązujących   w Miejskim Przedszkolu nr 7 w Oświęcimiu.
10. Pracownicy/nauczyciele uzyskujący dostęp do systemu powinni zostać przeszkoleni  w obsłudze dziennika elektronicznego przez Administratora Dziennika Elektronicznego przed rozpoczęciem z nim pracy.
11. Rodzicom na pierwszym zebraniu w nowym roku szkolnym zapewnia się możliwość zapoznania  ze sposobem działania i funkcjonowania dziennika elektronicznego.
12. Regulamin dostępny jest na oficjalnej stronie internetowej przedszkola.
13. Dziennik elektroniczny udostępniany jest rodzicom  bezpłatnie.

 

 

ROZDZIAŁ 2.

KONTA W DZIENNIKU ELEKTRONICZNYM

 

1. Każdy użytkownik posiada własne konto w systemie dziennika elektronicznego, za które osobiście odpowiada.
2. Hasło musi się składać, co najmniej z 8 znaków i być kombinacją liter małych i wielkich oraz przynajmniej jednej cyfry. Login do  konta, który służy użytkownikowi  do zalogowania, jest adresem e-mail podanym wychowawcy na pierwszym zebraniu. Konstrukcja systemu wymusza na użytkowniku okresową zmianę hasła.
3. Użytkownik jest zobowiązany stosować zasady bezpieczeństwa w posługiwaniu się loginem i hasłem do systemu, które poznał na szkoleniu (Nauczyciele na radzie pedagogicznej, Rodzice na zebraniu).
4. Hasło umożliwiające dostęp do zasobów sieci każdy użytkownik utrzymuje w tajemnicy również po upływie ich ważności.
5. Przystępując do logowania użytkownik powinien:
   1. korzystać wyłącznie z zaufanego sprzętu umożliwiającego dostęp do Internetu,
   2. aktualizować przeglądarkę internetową i dbać o jej prawidłowe ustawienia,
   3. zainstalować program antywirusowy,
   4. upewnić się czy w obrębie okna przeglądarki internetowej znajduje się symbol kłódki, oznaczający że połączenie jest szyfrowane specjalnym protokołem SSL, pozwalającym na bezpieczną komunikacje,
   5. nie zapisywać w oknie przeglądarki ani na plikach komputerowych hasła dostępu do e- dziennika,
   6. nie pozostawiać bez nadzoru aktywnego konta - każdorazowo wylogować się z systemu - e-dziennika.
6. W przypadku utraty hasła lub podejrzenia, że zostało odczytane/wykradzione przez osobę nieuprawnioną, użytkownik zobowiązany jest do niezwłocznej zmiany hasła poprzez użycie opcji nie pamiętam lub nie mam jeszcze hasła oraz poinformowanie administratora dziennika elektronicznego.
7. W dzienniku elektronicznym funkcjonują następujące grupy kont posiadające odpowiadające im uprawnienia:

 

RODZIC:

• zgłaszanie i przeglądanie nieobecności swojego dziecka;
• dostęp do wiadomości systemowych;
• dostęp do komunikatów, ogłoszeń, galerii;
• dostęp do rozliczeń dotyczących opłat;
• dostęp do konfiguracji własnego konta;

WYCHOWAWCA /NAUCZYCIEL/ NAUCZYCIEL SPECJALISTA

• zarządzanie swoimi tematami zajęć;
• wysyłanie wiadomości indywidualnych i grupowych do rodziców, nauczycieli i Dyrektora;
• przeglądanie frekwencji;
• dostęp do komunikatów;
• dostęp do konfiguracji konta;
• dostęp do wydruków;
• dostęp do własnych planów pracy;
• wgląd w podstawowe dane osobowe dzieci;
• dostęp i możliwość edycji wprowadzonych planów pracy;
• wgląd w statystyki wszystkich wychowanków;
• dostęp do wiadomości systemowych;
• dostęp do eksportów.

DYREKTOR PRZEDSZKOLA /ADMINISTRATOR

• wszystkie uprawnienia nauczyciela;
• modyfikacja rejestru obserwacji;
• edycja danych wszystkich dzieci;
• wgląd w statystyki logowań;
• przeglądanie frekwencji wszystkich dzieci;
• możliwość wysyłania i odbierania wiadomości;
• dostęp do danych znajdujących się w panelu dyrektorskim;
• dostęp do terminarza;
• prowadzenie księgi zastępstw;
• zarządzanie wszystkimi danymi szkoły: jednostki, grupy, dzieci, nauczyciele, zajęcia;
• wgląd w listę kont użytkowników;
• zarządzanie zablokowanymi kontami;
• dostęp do ogłoszeń przedszkola;
• zarządzanie/ zatwierdzanie planów pracy nauczycieli;
• dostęp do danych archiwalnych i rejestrowanie kandydatów;
• dostęp do panelu administratora.

Intendent:

• dostęp do rozliczeń rodziców;
• zarządzanie i kontrola rozliczeń;
• pobieranie raportów, przypisów/odpisów;
• dostęp do danych rodziców/prawnych opiekunów;
• dostęp do frekwencji dzieci;
• dostęp do komunikatów.

Księgowość:

• dostęp do rozliczeń rodziców;
• pobieranie raportów, przypisów/odpisów;
• dostęp do danych rodziców/prawnych opiekunów.

GOŚĆ

• uprawnienia nadawane są w czasie kontroli;
• przeglądanie wszystkich modułów.

Uprawnienia przypisane do kont, w szczególności tych dyrektorskich, nauczycielskich  oraz administratorskich mogą zostać zmienione przez Administratora Dziennika Elektronicznego. Aktualna lista uprawnień publikowana jest w dokumentacji Systemu dostępnej po zalogowaniu na kontach Dyrektora Szkoły oraz Administrator Dziennika Elektronicznego.

ROZDZIAŁ 3.

PRZEKAZYWANIE INFORMACJI W DZIENNIKU ELEKTRONICZNYM

 

1. W dzienniku elektronicznym do przekazywania i wymiany informacji służy moduł KOMUNIKACJA (indywidualna i grupowa), dostępna w oknie startowym dziennika. Należy go wykorzystywać w celu przekazywania informacji pomiędzy Przedszkolem, a rodzicami.

2. Odczytanie informacji przez rodzica zawartej w module KOMUNIKACJA  jest równoznaczne z przyjęciem wiadomości, treści komunikatu.

3. Za pomocą modułu KOMUNIKACJA można powiadomić rodziców o zebraniach, konsultacjach, organizowanych uroczystościach.

4.  W Przedszkolu w dalszym ciągu funkcjonują dotychczasowe formy komunikacji: zebrania i indywidualne spotkania z nauczycielami- konsultacje.

5. Moduł KOMUNIKACJA nie może zastąpić oficjalnych podań papierowych, które regulują przepisy odnośnie przedszkolnej dokumentacji .

6.   Moduł KOMUNIKACJA daje możliwość wyświetlania informacji razem lub osobno:

• wszystkim rodzicom dzieci uczęszczających do przedszkola;
• wszystkim nauczycielom w przedszkolu.

7. Zakazuje się usuwania wiadomości nauczycieli i rodziców. Wszystkie informacje będzie mógł usunąć tylko dyrektor pod koniec sierpnia, przed rozpoczęciem nowego roku szkolnego. Zapewni to całkowitą archiwizację danych przez firmę oraz Administratora Dziennika Elektronicznego oraz da możliwość poprawnego odczytania w przyszłości.

 

ROZDZIAŁ 4.

ADMINISTRATOR PRZEDSZKOLA

(Administrator Dziennika Elektronicznego)

1. Za poprawne funkcjonowanie dziennika elektronicznego w przedszkolu odpowiedzialny jest Administrator/Dyrektor Dziennika Elektronicznego.
2. Wszystkie operacje dokonywane na koncie Administratora Dziennika Elektronicznego powinny być wykonywane ze szczególną uwagą i po dokładnym rozpoznaniu zasad funkcjonowania przedszkola. Funkcję tą pełni Dyrektor, który może nadać te uprawnienia również nauczycielowi, któremu zostało powierzone zastępowanie dyrektora w czasie jego nieobecności.
3. Administrator Dziennika Elektronicznego logując się na swoje konto, ma obowiązek używać „mocnych” haseł oraz zachować zasady bezpieczeństwa (mieć zainstalowane programy zabezpieczające komputer).
4. Do obowiązków Administratora Dziennika Elektronicznego należy:
   • zapoznać użytkowników z przepisami i zasadami użytkowania sytemu;
   • systematyczne sprawdzanie wiadomości na swoim koncie i jak najszybsze odpowiadanie na nie;
   • systematyczne umieszczanie ważnych ogłoszeń przez moduł KOMUNIKACJA, mających kluczowe znaczenie dla działania systemu;
   • kontaktowanie się z obsługą techniczną firmy INSO w razie nieprawidłowego działania systemu i dokonywanie modyfikacji zgodnie z zaleceniami techników firmy INSO;
   • pomoc nauczycielom i rodzicom w obsłudze dziennika elektronicznego.
5. Administrator Dziennika Elektronicznego ma obowiązek zarchiwizowania wszystkich dzienników przedszkola, które są następnie przechowywane na platformie INSO do 5 lat, a także ma możliwość pobrania dziennika w formacie XML oraz zapisania go na nośniku do 10 dni po zakończeniu roku szkolnego. Kopia ta powinna być przechowywana w przedszkolnym sejfie.
6. Każdy zauważony i zgłoszony Administratorowi Dziennika Elektronicznego przypadek naruszenia bezpieczeństwa ma być zgłoszony firmie zarządzającej, w celu podjęcia dalszych działań (zablokowanie dostępu czy pozostawienie w celu zbierania dalszych dowodów) i przywróceniu poprzednich ustawień z kopii.
7. Jeśli nastąpi zablokowanie konta Nauczyciela, Administrator Dziennika Elektronicznego ma obowiązek:
   • skontaktować się osobiście z nauczycielem i wyjaśnić powód blokady;
   • w razie zaistnienia próby naruszenia bezpieczeństwa powiadomić firmę nadzorującą;
   • sprawdzić wraz z nauczycielem aktualną zawartość jego konta i jeśli jest taka potrzeba przywrócić do prawidłowej zawartości;
   • pomóc zmienić hasło logowania do konta pracowniczego.

 

 

ROZDZIAŁ 5.

DYREKTOR PRZEDSZKOLA

 

1. Za kontrolowanie poprawności uzupełniania dziennika elektronicznego odpowiada Dyrektor Przedszkola.
2. Po pierwszym tygodniu września Dyrektor Przedszkola sprawdza poprawne wypełnienie przez wychowawców grup wszystkich danych wychowanków potrzebnych do prawidłowego działania dziennika elektronicznego.
3. Dyrektor Przedszkola jest zobowiązany:
   • kontrolować systematyczność wpisywania frekwencji przez rodzica;
   • kontrolować realizację tematów i realizacji podstawy programowej;
   • systematycznie odpowiadać na wiadomości, nauczycieli i rodziców.
   • kontrolować pracę intendenta.
4. Do obowiązków Dyrektora Przedszkola należy zapewnienie szkoleń dla pracowników przedszkola  pod względem bezpieczeństwa i zabezpieczenia sprzętu.

 

ROZDZIAŁ 6.

WYCHOWAWCA GRUPY/NAUCZYCIEL/ NAUCZYCIEL SPECJALISTA

 

1. Dziennik elektroniczny danej grupy prowadzą wyznaczeni przez Dyrektora Przedszkola Wychowawcy. Każdy Wychowawca Grupy jest odpowiedzialny za prowadzenie dziennika elektronicznego swojej grupy w zakresie opisanym w poniższym rozdziale.
2. Wychowawca grupy odpowiedzialny jest za systematyczne wprowadzenie danych  w następujących modułach: dzienny zapis pracy, wycieczki/spacery, współpraca z rodzicami, podstawa programowa, godziny pracy, ważne wydarzenia, rejestr wyjść, plan dnia.
3. Wychowawca Grupy odpowiedzialny jest za wprowadzenie danych dzieci  z danej grupy oraz wszystkich informacji o dziecku zgodnie z Rozporządzeniem.
4. Jeśli w danych osobowych dziecka nastąpią zmiany np.: zmiana nazwiska, adresu, rodzic ma obowiązek zgłosić ten fakt Dyrektorowi przedszkola.
5. Każdy nauczyciel jest osobiście odpowiedzialny za systematyczne wpisywanie  do dziennika elektronicznego dziennych zapisów dnia i sprawdzenie obecności dzieci.
6. W przypadku prowadzenia zajęć za nieobecnego nauczyciela, nauczyciel ma obowiązek dokonywać zaznaczeń według zasad określonych w systemie dziennika elektronicznego, tj. przy wpisywaniu tematu należy zaznaczyć opcję Zastępstwo.
7. Nauczyciel może korzystać z przygotowanego rozkładu materiału, który powinien dodać korzystając z zakładki : "Rozkład Materiałów z podręcznika".
8. Nauczyciele składają wnioski urlopowe i sprawdzają limit urlopu w zakładce „Urlopy”.
9. Uczestnictwo w szkoleniach organizowanych przez Administratora Dziennika Elektronicznego dla każdego nauczyciela są obowiązkowe.
10. Za ujawnienie poufnych danych z dziennika elektronicznego nauczyciel ponosi takie same konsekwencje, jak w przypadku przepisów odnośnie szkolnej dokumentacji.
11. Nauczyciel jest zobligowany do ochrony komputera, z którego loguje się do dziennika elektronicznego, osoba postronna nie miała dostępu do komputera.
12. Po każdym zalogowaniu się do dziennika nauczyciel powinien sprawdzić wiarygodność informacji o ostatniej wizycie w dzienniku elektronicznym, która będzie widoczna zaraz po zalogowaniu się na swoje konto.
13. W razie zauważenia naruszenia bezpieczeństwa nauczyciel powinien niezwłocznie zawiadomić o tym fakcie Administratora Dziennika Elektronicznego odpowiedzialnego  za dziennik elektroniczny. Po zakończeniu pracy nauczyciel musi pamiętać o wylogowaniu się z konta.
14. Nauczyciel ma obowiązek utrzymywania powierzonego mu sprzętu komputerowego  w należytym stanie.
15. Przed przystąpieniem do pracy nauczyciel zobowiązany jest sprawdzić czy sprzęt nie został w widoczny sposób naruszony lub uszkodzony. W przypadku zaistnienia takiego stanu rzeczy niezwłocznie powiadomić o tym odpowiedniego Administratora Dziennika Elektronicznego.
16. Nauczyciel powinien dbać by poufne dane prezentowane na monitorze komputera nie były widoczne dla osób trzecich - odpowiednie ustawienie monitora.

 

ROZDZIAŁ 7.

RODZIC

 

1. Rodzic ma  niezależne konto w systemie dziennika elektronicznego, dające możliwość komunikowania się z nauczycielami i Dyrektorem w sposób zapewniający ochronę dóbr osobistych innych dzieci, przeglądanie frekwencji i zgłaszanie nieobecności dziecka w przedszkolu.
2. W przypadku chęci odrębnego dostępu do systemu przez oboje rodziców istnieje taka możliwość po podaniu drugiego adresu e – mail rodzica.
3. Rodzic osobiście odpowiada za swoje konto w dzienniku elektronicznym przedszkola i ma obowiązek nie udostępniania go swojemu dziecku ani innym nieupoważnionym osobom.
4. Jeśli występują błędy we wpisach dziennika elektronicznego, rodzic ma prawo  do zgłoszenia tego faktu Dyrektorowi Przedszkola.
5. Obowiązkiem rodzica jest zgłosić nieobecność dziecka do godz. 8.00 danego dnia  nieobecności. W przypadku dłuższej nieobecności wystarczy zgłosić nieobecność raz do godz. 8.00 lub zaznaczyć w systemie.
6. W wyjątkowych sytuacjach Rodzic może zgłosić nieobecność dziecka nauczycielowi ustnie (np. awaria systemu INSO lub brak Internetu).
7. Rodzic nie ma możliwości odmówienia poszczególnego posiłku w danym dniu - naliczenie posiłków następuje  na podstawie deklaracji Rodzica.

 

 

ROZDZIAŁ 8.

INTENDENT/ KSIĘGOWOŚĆ

1. Intendent     zarządza i kontroluje poprawność rozliczeń  i wpłat rodziców.
2.  Intendent odpowiedzialny jest za rozesłanie informacji o odpłatnościach do rodziców.
3. W przypadku wystąpienia zaległości finansowych Intendent kontaktuje się z rodzicami.
4. Intendent pobiera raporty, przypisy/odpisy i uzgadnia je z księgowością.

ROZDZIAŁ 9

GOŚĆ

1. Uprawnienia GOŚCIA otrzymują osoby uprawnione do przeprowadzania kontroli informacji zawartych w dzienniku np.; wizytator z Kuratorium Oświaty.
2. GOŚĆ nie ma prawa do wprowadzania jakichkolwiek zmian do dziennika. Może tylko przeglądać .

 

ROZDZIAŁ 10

POSTĘPOWANIE W CZASIE AWARII APLIKACJI  DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO

 

1. W razie awarii systemu dziennika elektronicznego, komputera lub sieci informatycznej, osoba obsługująca ma obowiązek każde prowadzone przez siebie zajęcia dokumentować, a po naprawieniu awarii wprowadzić dane do dziennika.
2. Wszystkie awarie sprzętu komputerowego, oprogramowania czy sieci komputerowych, mają być zgłaszane osobiście w dniu zaistnienia dyrektorowi szkoły- Administratorowi Dziennika Elektronicznego.
3. W żadnym przypadku pracownikowi korzystającemu z dziennika elektronicznego nie wolno podejmować samodzielnej próby usunięcia awarii ani wzywać do naprawienia awarii osób do tego niewyznaczonych.

ROZDZIAŁ 11.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszystkie tworzone dokumenty i nośniki informacji, powstałe na podstawie danych z elektronicznego dziennika, mają być przechowywane w sposób uniemożliwiający ich zniszczenie lub kradzież.
2. Nie wolno przekazywać żadnych informacji odnośnie np.: haseł, frekwencji itp., rodzicom drogą telefoniczną, która nie pozwala na jednoznaczną identyfikację drugiej osoby.
3. Możliwość edycji danych dziecka mają: Administrator Dziennika Elektronicznego, Dyrektor Przedszkola, Wychowawca / Nauczyciel.
4. Wszystkie dane osobowe dzieci i ich rodzin są poufne.
5. Przedszkole może udostępnić dane dziecka bez zgody rodziców odpowiednim organom na zasadzie oddzielnych przepisów i aktów prawnych obowiązujących w przedszkolu  np. uprawnionym urzędom kontroli lub nakazu sądowego.
6. Wszystkie poufne dokumenty i materiały utworzone na podstawie danych z dziennika elektronicznego, które nie będą potrzebne, należy zniszczyć w sposób jednoznacznie uniemożliwiający ich odczytanie.
7. Osoby z zewnątrz (serwisanci, technicy itp.), jeśli wymaga tego potrzeba zobowiązują się do poszanowania i zachowania tajemnicy wynikającej z Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, potwierdzając to własnoręcznym podpisem na odpowiednim dokumencie.
8. W razie kontroli z zewnątrz przez organ uprawniony do kontrolowania dokumentacji pracy przedszkola, na polecenie Dyrektora Przedszkola, na czas kontroli Administrator Dziennika Elektronicznego udostępnia wyznaczonej do tego celu osobie specjalne konto w dzienniku elektronicznym, dające możliwość sprawdzenia jego funkcjonowania  bez możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian.
9. Dokumentacja z funkcjonowania dziennika elektronicznego, wydruki, nośniki z danymi powinny być przechowywane w przedszkolnym archiwum.
10. Komputery używane do obsługi dziennika elektronicznego na terenie przedszkola powinny spełniać następujące wymogi.
    • na komputerach wykorzystywanych do dziennika elektronicznego musi być legalne oprogramowanie;
    • wszystkie urządzenia i systemy stosowane w przedszkolu powinny być ze sobą kompatybilne;
    • oprogramowanie i numery seryjne powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu;
    • przechowywać informacje kontaktowe do serwisów w bezpiecznym miejscu;
    • inne osoby trzecie nie mogą dokonywać żadnych zmian w systemie informatycznym komputerów;
    • nie wolno nikomu pożyczać, kopiować, odsprzedawać itp. licencjonowanego oprogramowania będącego własnością Przedszkola.